Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp và cơ quan hành chính đã áp dụng các thiết bị tự động hóa trong quy trình phục vụ khách hàng.. Phổ biến nhất là máy kiosk cảm ứng dùng để lấy số thứ tự tự động. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để thực hiện thủ tục lấy số tự động qua máy kiosk cảm ứng một cách chi tiết nhất.

1. Máy kiosk cảm ứng lấy số thứ tự là gì? Thủ tục lấy số tự động hoạt động như thế nào?

Máy kiosk cảm ứng lấy số thứ tự là thiết bị tự động giúp người dùng dễ dàng đăng ký số thứ tự tại các điểm dịch vụ như ngân hàng, bệnh viện, hay cơ quan hành chính công, v.v. Thay vì phải xếp hàng dài chờ đợi, khách hàng chỉ cần thực hiện vài thao tác nhanh gọn trên màn hình cảm ứng để nhận phiếu số. Sau đó, họ chỉ cần theo dõi và đợi đến lượt phục vụ. Với quy trình đơn giản và trực quan, việc lấy số tự động tại máy kiosk giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và tối ưu hóa quy trình phục vụ.

Máy kiosk cảm ứng lấy số tự động có các lợi ích nổi bật như sau:

  • Tiết kiệm thời gian: Khách hàng không cần phải xếp hàng chờ đợi dài tại quầy giao dịch, nhân viên không cần phải tự nhớ thứ tự lượt khách và giải quyết các mâu thuẫn thứ tự làm việc với khách không đáng có.

  • Giảm thiểu sai sót: Mọi thao tác đều được tự động hóa, lưu lại rõ ràng tất cả nhờ thuật toán của AI, đảm bảo quy trình phục vụ theo thứ tự và lưu trữ thông tin.

  • Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc lấy số thứ tự trở nên dễ dàng và minh bạch nhất, tạo ấn tượng và trải nghiệm tốt cho khách hàng.

  • Tăng hiệu suất làm việc: Nhân viên có thể tập trung vào xử lý các công việc chuyên môn mà không cần phải kiểm soát việc xếp hàng.

2. Hướng dẫn chi tiết thủ tục lấy số tự động bằng máy kiosk cảm ứng

Thủ tục lấy số tự động rất đơn giản và dễ thực hiện nhờ máy kiosk cảm ứng. Dưới đây là các bước cơ bản thực hiện lấy số:

Bước 1: Xác định loại dịch vụ cần

Khách hàng đến máy kiosk, trên màn hình cảm ứng của kiosk sẽ hiển thị các danh mục dịch vụ khác nhau và người dùng cần xác định chọn đúng loại dịch vụ mà mình muốn thực hiện

Bước 2: Chạm vào màn hình để bắt đầu và điền thông tin nếu có

Hầu hết các máy kiosk cảm ứng đều có màn hình giao diện thân thiện và dễ sử dụng. Khách hàng chỉ cần chạm vào màn hình để bắt đầu quá trình lấy số. Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn liên quan đến dịch vụ được chọn.

Tại một số địa điểm như dịch vụ công, bệnh viện, khu công cộng hay trung tâm trợ giúp sẽ yêu cầu điền thêm các thông tin cá nhân hoặc quét CCCD để xác minh danh tính. Lúc này người dùng phải ghi đầy đủ và đúng thông tin để đảm bảo được phục vụ đúng.

 

Bước 3: Chọn dịch vụ cần thực hiện

Sau khi chạm vào màn hình, người dùng chọn danh mục dịch vụ phù hợp. Ví dụ, người dùng cần giao dịch tại quầy tư vấn khách hàng, chỉ cần chọn mục "Tư vấn khách hàng". Hệ thống sẽ tự động ghi nhận và tạo số thứ tự tương ứng tại mục đó để cấp số.

Bước 4: Nhận phiếu số thứ tự

Sau khi chọn dịch vụ, máy sẽ tự động in ra một phiếu ghi các thông tin như số thứ tự, thời gian thực hiện, quầy phục vụ và còn bao nhiêu số chờ dịch vụ phía trước.

Bước 5: Chờ đến lượt

Sau khi lấy phiếu, khách hàng chỉ cần ngồi đợi tại khu vực chờ cho đến khi hệ thống gọi đến số thứ tự của mình. Khách hàng có thể theo dõi số thứ tự qua màn hình hiển thị đặt trong khu vực chờ hoặc thông báo từ hệ thống. Khi số thứ tự được gọi, khách hàng di chuyển đến quầy dịch vụ tương ứng để được phục vụ.

 

3. Một số lưu ý khi thao tác lấy số tự động

  • Điền đầy đủ và đúng thông tin khi làm thủ tục lấy số tại kiosk:  Nếu điền sai thì có thể số thứ tự sẽ không được chấp nhận và phải xếp hàng lại từ đầu, ảnh hưởng đến kết quả dịch vụ cần làm việc 

  • Kiểm tra kỹ thông tin trên phiếu số thứ tự: Đảm bảo rằng đã nhận được đúng dịch vụ cần phục vụ và làm việc.

  • Làm theo hướng dẫn trên màn hình: Hệ thống thường có các chỉ dẫn rõ ràng, dễ hiểu, nên người dùng chỉ cần làm theo các bước để hoàn thành quá trình.

  • Bảo quản phiếu số thứ tự: Tránh để mất phiếu, vì đó là thông tin và cơ sở để được đáp ứng đúng lượt làm việc dịch vụ.

4. Các lĩnh vực ứng dụng lấy số tự động

Máy kiosk cảm ứng lấy số thứ tự được áp dụng trong nhiều lĩnh vực dịch vụ khác nhau:

  • Ngân hàng: Hỗ trợ lấy số thứ tự giao dịch tài chính như rút tiền, gửi tiền, mở tài khoản, tư vấn...

  • Bệnh viện: Bệnh nhân có thể dễ dàng lấy số thứ tự khám chữa bệnh, giảm thiểu tình trạng chen lấn, chờ đợi.

  • Cơ quan hành chính: Giúp người dân lấy số thứ tự giải quyết các thủ tục hành chính một cách dễ dàng và nhanh chóng.

5. Kết luận

Thủ tục lấy số thật ra rất đơn giản chỉ với vài thao tác trên màn hình cảm ứng. Màn hình cảm ứng của kiosk cực kỳ thân thiện và trực quan đối với cả những người không rành công nghệ vẫn có thể sử dụng một cách dễ dàng . 

Việc sử dụng máy kiosk cảm ứng lấy số thứ tự đang dần trở thành tiêu chuẩn tại nhiều doanh nghiệp và cơ quan dịch vụ. Nó không chỉ giúp tối ưu quy trình phục vụ mà còn mang đến sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho cả khách hàng và doanh nghiệp, cơ quan. 

Trên thị trường hiện nay thương hiệu cung cấp máy kiosk lấy số uy tín có kể kể đến là Công ty TNHH Công Nghệ GoodM. GoodM! đi đầu thị trường trong việc cung cấp các giải pháp số hóa tối ưu hàng đợi một cách hiệu quả và minh bạch nhất. Liên hệ trực tiếp qua Hotline: 0963 492 080 ( Mr.Kiên ) / 0978 408 550 ( Ms.Loan ) để được nhận tư vấn miễn phí.