Hệ thống lấy số tự động – Giải pháp điều phối tiếp dân hiệu quả cho trung tâm hành chính công
1. Thực trạng tiếp dân tại trung tâm hành chính công hiện nay
Tại nhiều trung tâm hành chính công, đặc biệt là UBND cấp xã, huyện, tỉnh, quy trình tiếp dân hiện vẫn diễn ra thủ công: người dân đến tự xếp hàng, chờ gọi tên, chen lấn nhau vào giờ cao điểm. Việc này không chỉ gây mất trật tự mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan, đồng thời gây áp lực lớn lên cán bộ tiếp nhận hồ sơ.
Người dân phải chờ đợi lâu, dễ bức xúc; trong khi cán bộ lại gặp khó khăn trong việc kiểm soát thứ tự, đo lường hiệu suất làm việc và không có công cụ thống kê, báo cáo rõ ràng.
2. Những vấn đề cơ bản mà UBND xã – huyện – tỉnh đang gặp phải
Tiếp dân thủ công – dễ nhầm lẫn, sai sót
Gọi tên thủ công dễ gây sai sót, nhầm lẫn thứ tự, mất lòng dân và ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan.
Không có công cụ đo lường hiệu quả cán bộ tiếp nhận
Cán bộ làm việc thiếu minh bạch, không có dữ liệu thực tế để đánh giá hiệu suất.
Thiếu hệ thống điều phối đồng bộ – khó tổng hợp dữ liệu
Không có giải pháp tổng thể để điều phối lượt tiếp dân giữa các phòng ban; báo cáo chỉ được thực hiện thủ công.
Không có cơ chế phản hồi – đánh giá chất lượng phục vụ
Người dân không có kênh phản ánh ý kiến về mức độ hài lòng sau khi được tiếp nhận.
3. Hệ thống lấy số tự động là gì? Có phù hợp với hành chính công không?
Hệ thống lấy số tự động là sự kết hợp giữa phần mềm điều phối và thiết bị phần cứng (kiosk, máy in số, màn hình hiển thị...) giúp người dân dễ dàng chọn dịch vụ, lấy số thứ tự và theo dõi lượt gọi trên màn hình.
Chức năng cốt lõi bao gồm:
Chọn lĩnh vực/phòng ban cần giao dịch
Lấy số thứ tự tự động qua màn hình cảm ứng
In phiếu thông tin số chờ và thời gian
Hiển thị số được gọi trên màn hình lớn tại phòng chờ
Kết nối với hệ thống đánh giá mức độ hài lòng sau phục vụ
Với mô hình hành chính công một cửa, hệ thống này hoàn toàn phù hợp vì giúp minh bạch hóa quy trình tiếp dân, chuẩn hóa dữ liệu và giảm tải cho cán bộ.
4. Tính năng nổi bật của hệ thống lấy số tự động GoodM G-Kiosk 215TPFR-L
Màn hình cảm ứng lớn, giao diện thân thiện với mọi đối tượng
Màn hình 32 inch cảm ứng điện dung, hiển thị rõ ràng, thao tác nhanh gọn – phù hợp với cả người lớn tuổi.
Tùy chỉnh danh sách dịch vụ – theo bộ phận/phòng ban cụ thể
Cho phép lựa chọn và hiển thị tối đa 40 dịch vụ hành chính khác nhau, tùy chỉnh theo đơn vị sử dụng.
Tích hợp quét CCCD – nhận diện khuôn mặt – chống lấy trộm số
Giúp đảm bảo mỗi người dân chỉ lấy 1 lượt số duy nhất, tránh tình trạng gian lận, lấy hộ, chèn số.
In phiếu rõ ràng, đầy đủ thông tin lượt tiếp dân
Gồm thông tin số thứ tự, thời gian, phòng ban, mã quầy, giúp người dân chủ động theo dõi lượt của mình.
Cảnh báo khi hết giờ làm việc – chặn người lấy số ngoài thời gian quy định
Tự động ngắt chức năng lấy số khi đến cuối giờ làm việc, tránh gây ùn ứ không xử lý kịp.
Báo cáo hiệu suất cán bộ – thống kê lượt tiếp dân theo ngày/tuần/tháng
Cung cấp bảng điều khiển giúp lãnh đạo cơ quan nắm được hiệu quả làm việc, thời lượng tiếp nhận và số lượt phục vụ.
Khung máy thép tĩnh điện chống giật, chống rung – an toàn tuyệt đối
Sản phẩm thiết kế theo tiêu chuẩn ISO, chế độ chống giật chủ động, thích hợp với môi trường công cộng đông người.
5. Lợi ích thực tế khi triển khai tại UBND và cơ quan hành chính
Tăng tính minh bạch trong tiếp dân
Giảm tải cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ
Chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tiếp nhận – điều phối – báo cáo
Giảm thiểu thời gian chờ, tăng sự hài lòng của người dân
Hỗ trợ công tác cải cách hành chính, chuyển đổi số cấp cơ sở
6. Quy trình triển khai hệ thống G-Kiosk tại trung tâm hành chính
Bước 1: Khảo sát nhu cầu, diện tích mặt bằng, phòng ban cần tích hợp
Bước 2: Lên cấu hình phần mềm và phần cứng phù hợp quy mô đơn vị
Bước 3: Lắp đặt kiosk, tích hợp phần mềm, hướng dẫn vận hành thử
Bước 4: Bàn giao – bảo trì – hỗ trợ kỹ thuật xuyên suốt trong quá trình sử dụng
7. Kết luận – Đã đến lúc chuẩn hóa quy trình tiếp dân bằng hệ thống hiện đại
Hệ thống lấy số tự động không chỉ là công cụ công nghệ mà là lời giải thực tế cho bài toán tiếp dân ở UBND. Đây là bước đi thiết thực để xây dựng hình ảnh chính quyền thân thiện – chuyên nghiệp – hiệu quả.
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hệ thống lấy số tự động là gì?
Là giải pháp tích hợp phần mềm – phần cứng hỗ trợ điều phối lượt tiếp dân theo số thứ tự minh bạch và tự động hóa.
Hệ thống lấy số thứ tự có phù hợp với UBND xã – huyện không?
Hoàn toàn phù hợp. Hệ thống có thể cấu hình đơn giản hoặc mở rộng tùy theo quy mô từng đơn vị.
Thiết bị kiosk lấy số tiếp dân hoạt động như thế nào?
Người dân đến, chọn dịch vụ trên màn hình cảm ứng, lấy số, ngồi chờ gọi số được hiển thị trên bảng điện tử.
Có thể kiểm soát người lấy nhiều số không?
Có. Thiết bị tích hợp tính năng quét CCCD, nhận diện khuôn mặt để đảm bảo mỗi người chỉ lấy 1 lượt.
Cần kết nối mạng Internet để chạy hệ thống không?
Có. Hệ thống sử dụng nền tảng Cloud, cần kết nối mạng để đồng bộ dữ liệu và báo cáo.
Có thể cá nhân hóa giao diện theo phường – xã – tỉnh không?
Hoàn toàn có thể. Logo, màu sắc, tên đơn vị... đều tùy chỉnh theo từng cơ quan hành chính.
Giá triển khai hệ thống lấy số tự động là bao nhiêu?
Tùy cấu hình phần cứng và số lượng thiết bị, chi phí triển khai có thể dao động từ vài chục đến vài trăm triệu đồng.
Thông Tin Liên Hệ
Liên hệ GoodM để nhận tư vấn hệ thống lấy số tự động phù hợp với đơn vị bạn. vị bạn.
✣ Hotline:
. 0963 492 080 (Mr.Kiên)
. 0978 408 550 (Ms.Loan)
. 0938 147 160 (Mr. Đức)
✣ Email: contactus@gmtech.vn
✣ Website: http://maytinhgoodm.com
✣ Youtube: GoodM! Channel
Viết bình luận