Hệ thống lấy số thứ tự hay còn gọi là hệ thống xếp hàng tự động, hiện đang được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp ngân hàng, bệnh viện và cơ quan hành chính. Hệ thống này không chỉ giúp giảm thời gian chờ đợi của khách hàng và người dân mà còn làm cho quy trình làm việc trở nên có quy luật hơn. Điều này vừa cải thiện chất lượng dịch vụ vừa nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống lấy số thứ tự là gì?

Hệ thống lấy số thứ tự QMS - GoodM!

Hình1: Cơ quan khi lắp đặt hệ thống lấy số thứ tự QMS

Hệ thống lấy số thứ tự hay hệ thống xếp hàng tự động là bộ hệ thống bao gồm thiết bị phần cứng (khung máy, màn hình hiển thị, hệ thống loa,..) và phần mềm cài đặt QMS - giải pháp xếp hàng tự động.

 

Lợi ích nổi bật của hệ thống lấy số thứ tự

Hệ thống lấy số thứ tự mang đến những lợi ích đáng mong đợi và hiệu quả cho các cơ quan, ngân hàng và bệnh viện như:

  1. Giảm thời gian chờ đợi: Khách hàng và người dân không cần phải tự nhớ lượt, xếp hàng đứng chờ mà thay vào đó có thể ngồi chờ thoải mái. Hệ thống sẽ gọi số thứ tự khi đến lượt, giúp làm giảm trình trạng lộn xộn và đảm bảo mọi người được phục vụ theo thứ tự một cách trật tự, quy củ và công bằng. 

  2. Tăng trải nghiệm khách hàng: Hệ thống sẽ phân chia các khách hàng theo đúng mục đích mà họ cần việc, giảm bớt thời gian hướng dẫn lại nếu có người đi sai khu vực hay mất công chờ đợi sai nghiệp vụ yêu cầu. Nhờ vậy mà khách hàng cảm thấy thoải mái hơn khi biết họ sẽ được phục vụ đúng và theo thứ tự, không cần phải lo lắng về việc bị bỏ qua.

  3. Hệ thống dữ liệu thống kê và phân tích: Hệ thống có thể thu thập và phân tích dữ liệu về lượng khách hàng hàng ngày, hàng quý và hàng tháng. Thống kê và so sánh các nghiệp vụ có nhu cầu cao giúp doanh nghiệp cải thiện dịch vụ và tối ưu hóa quy trình, nhân sự.

  4. Tăng hiệu quả làm việc, giảm áp lực cho nhân viên: Hệ thống xếp hàng tự động giúp nhân viên tập trung vào chuyên môn, tiếp nhận đúng người, đúng việc, đúng yêu cầu. Hệ thống cũng sẽ giúp nhiệm vụ được phân chia hợp lý, cải thiện hiệu suất công việc và giảm bớt áp lực trong công việc hành chính cho các tiếp viên. Doanh nghiệp và cơ quan hành chính cũng từ đó có thể quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian chết và tăng năng suất.

  5. Tạo sự chuyên nghiệp: Hệ thống lấy số thứ tự giúp doanh nghiệp và cơ quan hành chính trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và người dân.

  6. Tối ưu hóa không gian: Hệ thống giúp giảm bớt tình trạng tập trung đông người chờ đợi tại một khu vực, tạo môi trường làm việc và phục vụ thoải mái hơn.

Ngoài ra hệ thống lấy số thứ tự có thể được tích hợp thêm các sản phẩm ngoại vi khác như máy scan, máy quét CCCD, camera nhận diện,... tùy theo yêu cầu của đơn vị.

Chính vì những ưu điểm đó mà hệ thống xếp hàng lấy số thứ tự đang được các cơ quan nhà nước, bệnh viện, các điểm phòng khám và chi nhánh ngân hàng tích cực đưa vào quy trình làm việc nhằm giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. 

 

Quy trình hoạt động của hệ thống lấy số thứ tự

Bước 1: Lấy (đăng ký) số thứ tự

Khách hàng đến Kiosk cấp phát số và tiến hành chọn quầy lấy số (quét CCCD nếu cần) và nhận phiếu in số thứ tự.

Bước 2: Khách hàng chờ gọi số

Khách hàng ngồi chờ đợi trước quầy tiếp nhận.

Bước 3: Hệ thống sẽ gọi một khách hàng vào phục vụ lần lượt theo số thứ tự

Khi có một quầy trống, nhân viên của quầy đó sẽ nhấn nút gọi số, khách hàng di chuyển đến quầy làm việc dựa theo thông tin loa và thông tin trên màn hình điều tiết cũng như bảng hiển thị tại quầy. Nhân viên sẽ chủ động, linh hoạt trong việc gọi số bằng máy tính kết nối với hệ thống.

Bước 4: Phục vụ khách hàng

Khách hàng có số thứ tự đang hiển thị trên bảng thông tin điện tử đi tới đúng quầy đang gọi số để được nhân viên phục vụ. Khi khách hàng bước vào, nhân viên sẽ kiểm tra số thứ tự của khách hàng hợp lệ và tiếp nhận làm việc với khách hàng đó.

Bước 5: Đánh giá (nếu có) và kết thúc

Khách hàng đánh giá dịch vụ bằng cách chạm lựa chọn thang điểm trên tablet trước quầy và kết thúc. Việc đánh giá bắt buộc hoặc không bắt buộc là tùy thuộc vào cài đặt hệ thống của cơ quan đó. 

 

Hình ảnh hệ thống lấy số thứ tự được sử dụng hiện nay

1. Ứng dụng tại các bệnh viện

Kiosk lấy số thứ tự GmteckKiosk lấy số thứ tự Gmteck

 

2. Ứng dụng tại cơ quan hành chính công

3. Ứng dụng tại một số doanh nghiệp

Kiosk lấy số thứ tự Gmteck

Ứng dụng hệ thống lấy số thứ tự vào quy trình hành chính cùng GoodM!

Trong bối cảnh hiện đại, việc tối ưu hóa quy trình hành chính là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ. GoodM! tự hào mang đến giải pháp Hệ Thống Lấy Số Thứ Tự tiên tiến, hỗ trợ các cơ quan hành chính, ngân hàng, bệnh viện,... trong việc cải thiện trải nghiệm của người dân và doanh nghiệp.

GoodM! cam kết đồng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho các đơn vị, hành cùng các cơ quan trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, mang đến sự tiện lợi và hài lòng cho mọi người dân và doanh nghiệp. Hãy trải nghiệm sự khác biệt với Hệ Thống Lấy Số Thứ Tự của chúng tôi tại đây 

Hoặc liên hệ qua Hotline: 0963.492.080 ( Mr.Kiên ) / 0978 408 550 ( Ms.Loan )