5 bước thao tác máy xếp hàng tự động đơn giản, giúp tối ưu trải nghiệm

Máy xếp hàng tự động là giải pháp tối ưu cho việc quản lý hàng đợi, đặc biệt tại các địa điểm như bệnh viện, phòng khám, trung tâm dịch vụ khách hàng hay ngân hàng. Vậy làm thế nào để thao tác với máy xếp hàng tự động một cách đơn giản và hiệu quả nhất? Dưới đây là 5 bước dễ thực hiện, giúp cả người dùng và doanh nghiệp tối ưu trải nghiệm khi sử dụng hệ thống này.

Máy xếp hàng tự động

Máy xếp hàng tự động là bộ kiosk in số thứ tự tự động được ứng dụng rộng rãi tại các địa điểm công cộng như bệnh viện, phòng khám, cơ quan hành chính công, ngân hàng, trung tâm dịch vụ,... Công dụng chính là cấp phiếu thứ tự cho khách hàng, người dân, bệnh nhân nhân có nhu cầu tiếp nhận dịch vụ. 

Máy xếp hàng còn giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tránh tình trạng chen lấn, và cải thiện hiệu quả phục vụ. Máy kiosk sẽ liên kết với hệ thống gọi số, hệ thống này lưu trữ và quản lý danh sách các số đã được phát. Các thông tin như số thứ tự, thời gian chờ đợi và dịch vụ cần được thực hiện đều được ghi nhận.

Hình 1: Máy xếp hàng tự động thương hiệu GoodM!

5 bước thao tác máy xếp hàng tự động

• Bước 1: Chọn dịch vụ cần thực hiện

Khi khách hàng tới, tại khu vực chờ làm dịch vụ sẽ có sẵn kiosk cấp phiếu thứ tự. Trên màn hình cảm ứng của máy, các dịch vụ có sẵn sẽ được hiển thị rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng chọn lựa. Khách hàng chỉ cần chạm vào dịch vụ họ muốn, chẳng hạn như khám bệnh, làm thủ tục hoặc tư vấn, máy sẽ ghi nhận yêu cầu ngay lập tức.

Hình 2: Màn hình cảm ứng lựa chọn dịch vụ khách hàng cần

• Bước 2: Nhận số thứ tự

Sau khi chọn dịch vụ, máy xếp hàng tự động sẽ in ra một phiếu số thứ tự. Phiếu này bao gồm số thứ tự của khách hàng, loại dịch vụ đã chọn, quầy phục vụ cùng một số thông tin liên quan khác như thời gian dự kiến gọi số. Bước này giúp khách hàng có sự chuẩn bị và biết trước trình tự phục vụ, tránh lộn xộn và mất thời gian chờ đợi không cần thiết.

Ở bước này các doanh nghiệp nên đảm bảo rằng máy in hoạt động tốt và luôn có giấy để quá trình in số không bị gián đoạn.

Hình 3: Nhận phiếu số thứ tự tự tại khu vực có ghi chú

• Bước 3: Theo dõi thứ tự trên màn hình gọi số

Khi nhận số thứ tự, khách hàng có thể quan sát màn hình hiển thị thứ tự xếp hàng. Màn hình này thường được đặt ở khu vực dễ thấy, trên cao giúp khách hàng biết được thứ tự hiện tại, và ước tính thời gian chờ đến lượt mình. Điều này giảm thiểu lo lắng và bức xúc trong quá trình chờ đợi.

Âm thanh thông báo rõ ràng trên loa, có thể lặp lại 3 lần hoặc hơn để khách hàng dễ dàng nhận biết khi đến lượt, trách trường hợp bỏ qua khách hàng.

Hình 4: Khách hàng theo dõi số thứ tự tại màn hình gọi số

• Bước 4: Đến quầy khi được gọi số

Khi số thứ tự của khách hàng được hiển thị và thông báo, họ sẽ tiến đến quầy dịch vụ tương ứng để được phục vụ. Quá trình gọi số giúp đảm bảo công bằng, tránh chen lấn và giữ cho quá trình xếp hàng diễn ra trật tự, chuyên nghiệp.

Sắp xếp các quầy dịch vụ theo trình tự hợp lý và rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng tìm thấy quầy sau khi được gọi.

• Bước 5: Hoàn thành dịch vụ và phản hồi trải nghiệm

Sau khi hoàn thành quá trình phục vụ, khách hàng có thể đưa ra phản hồi về trải nghiệm của mình thông qua máy đánh giá. Phản hồi này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chất lượng dịch vụ và tiếp tục cải tiến trong tương lai.

Tạo môi trường thân thiện và khuyến khích khách hàng đưa ra phản hồi để có thêm thông tin cải thiện chất lượng dịch vụ cũng như minh bạch trong thưởng phạt, quản trị chất lượng nhân sự.

Hình 5: Tablet đánh giá sau khi kết thúc dịch vụ

Tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng với máy xếp hàng tự động

Áp dụng hệ thống máy xếp hàng tự động không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý mà còn mang lại sự hài lòng cho khách hàng. Với 5 bước thao tác đơn giản, khách hàng dễ dàng thực hiện và trải nghiệm dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi. Đây là một giải pháp hữu ích giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, vừa tạo sự chuyên nghiệp trong mắt người tiêu dùng.

Để tìm hiểu thêm về máy xếp hàng tự động hoặc hệ thống gọi số, lấy số thứ tự các doanh nghiệp có thể truy cập tại đây!. Hoặc liên hệ tới công ty công nghệ GoodM, công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp giải quyết hàng đợi hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ trong việc quản lý hàng đợi và nâng cao trải nghiệm khách hàng, thì máy xếp hàng tự động chính là một lựa chọn đáng cân nhắc. Liên hệ qua Hotline: 0963 492 080 ( Mr.Kiên ) / 0978 408 550 ( Ms.Loan ) để được nhận tư vấn miễn phí.