Kiosk hành chính công tại Phường Tân Lộc, TP Cần Thơ – Giải pháp nâng cao trải nghiệm dịch vụ công

MỞ ĐẦU

Kiosk hành chính công trong bối cảnh sắp xếp địa giới và chính quyền 2 cấp

Việc sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính và triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp đang tạo ra những thay đổi lớn trong phương thức tổ chức, vận hành và cung cấp dịch vụ hành chính đến người dân. Khi bộ máy được tinh gọn và phạm vi phục vụ được tổ chức lại, yêu cầu đặt ra không chỉ là bảo đảm thủ tục được giải quyết đúng quy định mà còn phải tăng tính thuận tiện, minh bạch và khả năng tiếp cận dịch vụ công. Trong bối cảnh đó, Kiosk hành chính công trở thành một mắt xích công nghệ trực tiếp tại điểm giao dịch, giúp người dân chủ động thực hiện nhiều thao tác ngay tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Kiosk hành chính công đồng hành cùng chiến lược chuyển đổi số quốc gia

Chuyển đổi từ phương thức phục vụ truyền thống sang môi trường số là một trong những định hướng xuyên suốt của chuyển đổi số quốc gia, gắn với phát triển Chính phủ số và nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp. Đặc biệt, Đề án 06 thúc đẩy việc khai thác dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử để đơn giản hóa quy trình hành chính. Vì vậy, Kiosk hành chính công không đơn thuần là thiết bị lấy số mà có thể trở thành một kiosk chuyển đổi số hỗ trợ người dân tiếp cận các tiện ích hành chính theo phương thức trực quan, tự phục vụ.

Kiosk hành chính công được triển khai tại Phường Tân Lộc

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Phường Tân Lộc, TP Cần Thơ, hệ thống Kiosk hành chính công được đưa vào sử dụng nhằm hỗ trợ người dân thực hiện các thao tác như lấy số thứ tự, nộp hồ sơ, tra cứu hồ sơ, tìm hiểu thủ tục hành chính và đánh giá mức độ hài lòng. Hình ảnh thực tế cho thấy kiosk được bố trí tại khu vực phục vụ hành chính, kết nối với hệ thống gọi số tại các quầy tiếp nhận, góp phần hình thành một quy trình phục vụ có tổ chức và hiện đại hơn.

Kiosk hành chính công đáp ứng yêu cầu vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công

Trong mô hình Kiosk hành chính công tại Phường Tân Lộc, thiết bị được thiết kế như một điểm tương tác trực tiếp giữa người dân và hệ thống hành chính. Thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào cán bộ hướng dẫn ngay từ bước đầu, người dân có thể thao tác trên màn hình cảm ứng để lựa chọn nhu cầu phù hợp. Đây là cách tiếp cận điển hình của kiosk dịch vụ công, hướng tới xây dựng quy trình tiếp nhận hồ sơ chủ động, trực quan và dễ tiếp cận hơn.

Với Kiosk hành chính công, giao diện trên màn hình được phân chia thành các nhóm chức năng rõ ràng gồm “Lấy số thứ tự”, “Nộp hồ sơ”, “Tra cứu hồ sơ”, “Thủ tục hành chính” và “Đánh giá hài lòng”. Cách bố trí này giúp biến một thiết bị phần cứng thành một điểm cung cấp nhiều tiện ích, thay vì chỉ sử dụng như kiosk lấy số thứ tự đơn thuần.

Kiosk hành chính công tích hợp chức năng lấy số thứ tự tự động

Một trong những chức năng trọng tâm của Kiosk hành chính công là kiosk lấy số thứ tự, hỗ trợ tổ chức luồng khách hàng tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Người dân có thể lựa chọn nhóm dịch vụ hoặc lĩnh vực cần giao dịch, sau đó thực hiện thao tác lấy số trực tiếp trên thiết bị. Phiếu số được in tại khu vực tương ứng, giúp người dân biết được thứ tự phục vụ của mình.

Với Kiosk hành chính công, hệ thống lấy số thứ tự kết hợp cùng bảng hiển thị và thiết bị gọi số tại các quầy tạo thành một quy trình xếp hàng tự động. Hình ảnh tại Phường Tân Lộc cho thấy các quầy được đánh số và phân chia theo từng lĩnh vực như thu phí, lệ phí và trả kết quả; tư pháp – hộ tịch; xây dựng và giao thông; nông nghiệp và môi trường... Qua đó, kiosk dịch vụ công góp phần giảm tình trạng tập trung đông người tại một khu vực và giúp luồng phục vụ trở nên khoa học hơn.

Kiosk hành chính công hỗ trợ nộp hồ sơ và tiếp cận dịch vụ công

Không dừng ở chức năng kiosk lấy số thứ tự, Kiosk hành chính công tại Phường Tân Lộc còn được thiết kế với nhóm chức năng “Nộp hồ sơ”, mở rộng vai trò của thiết bị từ xếp hàng sang hỗ trợ tiếp cận dịch vụ công trực tuyến. Đây là hướng phát triển phù hợp với mục tiêu đưa các tiện ích số đến gần người dân hơn, đặc biệt với những người chưa quen thực hiện thủ tục hoàn toàn trên thiết bị cá nhân.

Về mặt thiết bị, Kiosk hành chính công trong hình ảnh triển khai được tích hợp các khu vực chức năng dành cho đọc CCCD, quét tài liệu, tải giấy tờ và lấy số. Việc bố trí các thiết bị ngoại vi trực tiếp trên kiosk giúp hình thành một giải pháp chuyển đổi số tương đối toàn diện tại điểm phục vụ, hỗ trợ người dân thao tác trên một thiết bị thay vì phải di chuyển qua nhiều khu vực khác nhau.

Kiosk hành chính công hỗ trợ tra cứu hồ sơ và thủ tục hành chính

Đối với người dân đến giao dịch, việc biết chính xác thủ tục cần thực hiện và tình trạng hồ sơ là một nhu cầu quan trọng. Vì vậy, chức năng “Tra cứu hồ sơ” và “Thủ tục hành chính” trên Kiosk hành chính công giúp mở rộng khả năng cung cấp thông tin ngay tại điểm tiếp nhận. Người dân có thể chủ động tìm hiểu thông tin trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Khi được tích hợp với hệ thống nghiệp vụ phù hợp, Kiosk hành chính công có thể trở thành một điểm truy cập tập trung đến thông tin thủ tục hành chính và dịch vụ công, qua đó giảm áp lực hướng dẫn những nội dung cơ bản cho cán bộ tại quầy. Đây cũng là giá trị quan trọng của kiosk chuyển đổi số: đưa công nghệ vào đúng điểm tiếp xúc với người dân để tạo ra thay đổi trực tiếp trong trải nghiệm sử dụng dịch vụ.

Kiosk hành chính công hỗ trợ định danh và hệ sinh thái Đề án 06

Một định hướng quan trọng của Kiosk hành chính công là khả năng tích hợp các thiết bị phục vụ định danh, xác thực và khai thác thông tin điện tử. Trong hình ảnh thực tế tại Phường Tân Lộc, kiosk được trang bị vị trí đọc CCCD, bên cạnh các thiết bị phục vụ quét và xử lý giấy tờ. Đây là nền tảng phần cứng phù hợp để phát triển các kiosk C06 và các mô hình phục vụ người dân gắn với định danh điện tử.

Trong hệ sinh thái Đề án 06, dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử được định hướng khai thác để phục vụ cải cách thủ tục hành chính và cung cấp dịch vụ công. Vì vậy, Kiosk hành chính công có khả năng tích hợp các phương thức xác thực phù hợp sẽ giúp rút ngắn thao tác, hạn chế nhập liệu thủ công và tạo tiền đề cho mô hình kiosk chuyển đổi số ngày càng thông minh hơn.

Kiosk hành chính công kết nối quy trình gọi số tại các quầy

Hiệu quả của Kiosk hành chính công không chỉ nằm ở bản thân thiết bị mà còn ở khả năng kết nối với toàn bộ hệ thống xếp hàng tự động QMS. Tại Phường Tân Lộc, khu vực tiếp nhận được bố trí các quầy phục vụ theo từng lĩnh vực, đi kèm màn hình LED hiển thị số thứ tự. Điều này cho thấy kiosk lấy số thứ tự đang đóng vai trò là điểm khởi đầu cho một quy trình phục vụ liên kết giữa người dân, hệ thống xếp hàng và cán bộ tiếp nhận.

Với mô hình Kiosk hành chính công kết hợp QMS, người dân lấy số tại kiosk, chờ đến lượt và theo dõi thông tin được hiển thị tại khu vực phục vụ. Về phía đơn vị vận hành, giải pháp chuyển đổi số giúp chuẩn hóa quy trình xếp hàng, phân luồng người dân theo lĩnh vực và hỗ trợ cán bộ kiểm soát lượng giao dịch tại các quầy.

Kiosk hành chính công nâng cao trải nghiệm và đánh giá sự hài lòng

Một điểm đáng chú ý trên giao diện Kiosk hành chính công tại Phường Tân Lộc là chức năng “Đánh giá hài lòng”. Đây là thành phần quan trọng trong mô hình quản trị dịch vụ công hiện đại, bởi chất lượng phục vụ không chỉ được đánh giá bằng tốc độ xử lý hồ sơ mà còn bằng trải nghiệm thực tế của người dân.

Thông qua Kiosk hành chính công, người dân có thể thực hiện đánh giá sau khi sử dụng dịch vụ. Dữ liệu đánh giá nếu được tổng hợp trên hệ thống sẽ trở thành nguồn thông tin tham khảo cho đơn vị quản lý trong việc nhận diện vấn đề, cải thiện chất lượng phục vụ và nâng cao hiệu quả vận hành Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Kiosk hành chính công phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 2 cấp

Việc triển khai Kiosk hành chính công tại Phường Tân Lộc diễn ra trong bối cảnh các địa phương tổ chức lại bộ máy theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Khi phương thức tổ chức hành chính thay đổi, yêu cầu về năng lực phục vụ tại cấp cơ sở cũng trở nên rõ nét hơn. Người dân cần được tiếp cận thủ tục nhanh chóng, dễ hiểu và thuận tiện ngay tại nơi giao dịch.

Trong bối cảnh đó, Kiosk hành chính công có thể được xem như một hạ tầng số tại điểm phục vụ, giúp chuẩn hóa một phần quy trình tiếp nhận và tương tác với người dân. Đặc biệt, mô hình kiosk dịch vụ công có thể tiếp tục được mở rộng thêm các chức năng tùy theo yêu cầu thực tế của từng địa phương, tạo nền tảng cho quá trình số hóa dịch vụ hành chính trong giai đoạn mới.

KẾT LUẬN

Kiosk hành chính công – Hạ tầng số cho nền hành chính hiện đại

Thực tế triển khai Kiosk hành chính công tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Phường Tân Lộc, TP Cần Thơ cho thấy một thiết bị kiosk hoàn toàn có thể trở thành điểm kết nối giữa người dân, hệ thống xếp hàng, thông tin thủ tục và các tiện ích dịch vụ công. Từ kiosk lấy số thứ tự, tra cứu hồ sơ, tìm hiểu thủ tục, nộp hồ sơ đến đánh giá hài lòng, hệ thống tạo ra một hành trình phục vụ trực quan và chủ động hơn.

Điểm mạnh của Kiosk hành chính công nằm ở khả năng tích hợp nhiều chức năng trên một nền tảng, giao diện trực quan, hỗ trợ thiết bị ngoại vi và có thể mở rộng theo nhu cầu của từng cơ quan. Tuy nhiên, hiệu quả của hệ thống cũng phụ thuộc vào hạ tầng mạng, khả năng tích hợp phần mềm nghiệp vụ, dữ liệu và mức độ sẵn sàng của người sử dụng. Do đó, lựa chọn một đơn vị có năng lực triển khai, tích hợp và vận hành đồng bộ là yếu tố đặc biệt quan trọng.

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia, đặc biệt khi các địa phương đang tổ chức và vận hành bộ máy chính quyền 2 cấp, việc đầu tư một kiosk chuyển đổi số không nên chỉ được nhìn nhận như mua một thiết bị phần cứng. Đó phải là một bài toán tổng thể về quy trình – phần mềm – thiết bị – dữ liệu – trải nghiệm người dân – vận hành, trong đó kiosk là điểm chạm trực tiếp đưa dịch vụ số đến người dân.

GoodM! định hướng phát triển các kiosk hành chính công, kiosk dịch vụ công và giải pháp chuyển đổi số theo nhu cầu thực tế của từng cơ quan, có khả năng tùy biến phần cứng, tích hợp thiết bị ngoại vi và kết nối với các hệ thống nghiệp vụ. Nếu địa phương, Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc đơn vị quản lý đang tìm kiếm một mô hình kiosk C06 và hệ thống phục vụ hành chính có khả năng triển khai thực tế, đây là thời điểm phù hợp để bắt đầu chuẩn hóa điểm phục vụ theo hướng tự động hóa – số hóa – lấy người dân làm trung tâm.

Đừng để chuyển đổi số chỉ dừng lại ở phần mềm. Hãy biến điểm tiếp xúc với người dân thành một điểm chạm số hiện đại. Liên hệ GoodM! để xây dựng hệ thống Kiosk hành chính công phù hợp với mô hình vận hành, quy mô và định hướng chuyển đổi số của đơn vị bạn.