GOODM! TRIỂN KHAI TRỌN BỘ HỆ THỐNG XẾP HÀNG TỰ ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG PHƯỜNG ĐÔNG HÀ

Trong tiến trình sắp xếp đơn vị hành chính, vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp và thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia, yêu cầu nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại cấp cơ sở ngày càng gắn chặt với ứng dụng công nghệ. Không chỉ số hóa hồ sơ hay thủ tục, quá trình chuyển đổi còn cần được thể hiện ngay tại những điểm tiếp xúc trực tiếp giữa người dân và cơ quan hành chính.

Cùng với định hướng triển khai Đề án 06, khai thác dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử, các kiosk chuyển đổi số, kiosk dịch vụ công và giải pháp tự động hóa quy trình đang trở thành những công cụ hỗ trợ thiết thực tại Bộ phận Một cửa và Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Đông Hà, GoodM! đã triển khai trọn bộ hệ thống kiosk lấy số thứ tự kết hợp hệ thống điều phối, thiết bị gọi số và màn hình hiển thị tại quầy. Giải pháp được xây dựng theo quy trình liên kết từ lựa chọn dịch vụ – lấy số – phân luồng – chờ – gọi số – phục vụ tại quầy, hướng đến tổ chức luồng giao dịch rõ ràng và thuận tiện hơn cho cả người dân lẫn cán bộ.

GoodM! triển khai hệ thống kiosk lấy số thứ tự tại phường Đông Hà

Trung tâm Phục vụ Hành chính công là nơi tiếp nhận nhiều nhóm thủ tục thuộc các lĩnh vực khác nhau. Khi số lượng người dân đến giao dịch tăng, việc xác định đúng lĩnh vực, đúng quầy và thứ tự phục vụ là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm tại khu vực tiếp nhận.

Để hỗ trợ quá trình này, GoodM! triển khai hệ thống kiosk lấy số thứ tự ngay tại khu vực phục vụ người dân. Kiosk được bố trí tại vị trí thuận tiện, cho phép người dùng chủ động thao tác trên màn hình cảm ứng và lựa chọn lĩnh vực cần giải quyết.

Giao diện trên kiosk lấy số hành chính công được cấu hình theo các quầy và nhóm nghiệp vụ thực tế tại Trung tâm. Sau khi lựa chọn, người dân nhận số thứ tự và di chuyển đến khu vực chờ để theo dõi lượt phục vụ.

Nhờ đó, kiosk không chỉ thực hiện chức năng cấp số mà trở thành điểm đầu tiên kết nối người dân với toàn bộ quy trình phục vụ phía sau.

Hệ thống kiosk lấy số thứ tự kết nối đồng bộ với QMS

Điểm nổi bật trong dự án tại phường Đông Hà là GoodM! không triển khai kiosk như một thiết bị hoạt động riêng lẻ. Hệ thống kiosk lấy số thứ tự được kết nối với hệ thống xếp hàng tự động QMS, thiết bị gọi số và màn hình hiển thị để hình thành một quy trình xuyên suốt.

Khi người dân lấy số, thông tin lượt được chuyển vào hệ thống để quản lý và điều phối. Cán bộ tại từng quầy có thể thực hiện gọi lượt theo quy trình đã thiết lập; đồng thời số đang phục vụ được hiển thị để người dân chủ động theo dõi.

Quy trình được tổ chức theo hướng:

Chọn lĩnh vực → Lấy số thứ tự → Chờ đến lượt → Gọi số → Đến đúng quầy → Thực hiện giao dịch.

Sự kết nối giữa các thành phần tạo nên giải pháp quản lý xếp hàng đồng bộ, phù hợp với môi trường có nhiều quầy và nhiều nhóm thủ tục như Trung tâm Phục vụ Hành chính công.

Kiosk lấy số hành chính công hỗ trợ phân luồng ngay từ điểm tiếp nhận

Một trong những giá trị thực tế của hệ thống kiosk lấy số thứ tự là hỗ trợ phân luồng người dân ngay khi bắt đầu giao dịch.

Thay vì phải tìm quầy hoặc hỏi cán bộ để xác định vị trí tiếp nhận, người dân có thể lựa chọn lĩnh vực trực tiếp trên kiosk hành chính công. Hệ thống sau đó cấp số tương ứng với nhóm dịch vụ đã lựa chọn.

Cách tổ chức này góp phần hạn chế tình trạng người dân chờ nhưng đến lượt mới phát hiện chưa đúng quầy, đồng thời giảm một phần thao tác hướng dẫn lặp lại tại khu vực tiếp nhận.

Đối với cán bộ, việc phân luồng từ đầu giúp quá trình phục vụ có thứ tự rõ ràng hơn. Đối với người dân, các bước cần thực hiện trở nên trực quan: đến kiosk – chọn nhu cầu – nhận số – chờ gọi – đến quầy.

Đặc biệt, giao diện kiosk có thể được cấu hình phù hợp với cơ cấu quầy và nhóm nghiệp vụ của từng đơn vị thay vì sử dụng một mẫu cố định cho mọi địa điểm.

Hệ thống xếp hàng tự động QMS hỗ trợ điều phối nhiều quầy

Tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Đông Hà, khu vực giao dịch được tổ chức với nhiều quầy phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Đây cũng là môi trường mà hệ thống xếp hàng tự động QMS phát huy vai trò hỗ trợ điều phối.

Từ số thứ tự được cấp tại kiosk, hệ thống quản lý lượt chờ và kết nối với hoạt động gọi số tại quầy. Các thiết bị hiển thị giúp người dân theo dõi lượt đang được phục vụ mà không phải liên tục hỏi cán bộ.

Với giải pháp xếp hàng tự động, thứ tự phục vụ được tổ chức theo cấu hình nghiệp vụ của đơn vị. Qua đó, hệ thống hỗ trợ giảm tình trạng tập trung thiếu tổ chức tại một số quầy, đồng thời tạo luồng di chuyển rõ ràng hơn trong không gian giao dịch.

Ở góc độ vận hành, đây là bước chuyển quan trọng từ một chiếc máy cấp số đơn thuần sang hệ thống hỗ trợ điều phối xuyên suốt.

Hệ thống kiosk lấy số thứ tự tạo điểm chạm số thuận tiện hơn

Chuyển đổi số trong hành chính công không nhất thiết bắt đầu từ những quy trình phức tạp. Một thao tác đơn giản như lấy số cũng có thể trở thành điểm chạm số nếu được thiết kế phù hợp với hành trình thực tế của người dân.

Với hệ thống kiosk lấy số thứ tự, GoodM! tập trung vào giao diện trực quan, thao tác đơn giản và khả năng cấu hình theo từng nhóm nghiệp vụ. Điều này đặc biệt cần thiết bởi người sử dụng dịch vụ công có nhiều độ tuổi và mức độ tiếp cận công nghệ khác nhau.

Từ nền tảng lấy số, kiosk chuyển đổi số còn có khả năng mở rộng thêm các chức năng phù hợp với nhu cầu của từng đơn vị. Thay vì bố trí nhiều thiết bị riêng biệt cho từng tác vụ, một nền tảng kiosk có thể được phát triển theo hướng tích hợp nhiều điểm chạm trong cùng quy trình.

Từ kiosk lấy số đến hệ sinh thái kiosk dịch vụ công

Bên cạnh chức năng lấy số, GoodM! định hướng giải pháp theo khả năng mở rộng và tích hợp. Tùy bài toán vận hành, hệ thống kiosk lấy số thứ tự có thể phát triển thêm các nghiệp vụ như kiosk tra cứu thông tin, đăng ký hồ sơ, hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính hoặc kiosk đánh giá hài lòng.

Khi có yêu cầu phù hợp, kiosk dịch vụ công cũng có thể tích hợp các thiết bị ngoại vi như đầu đọc CCCD, camera, máy quét hoặc những thành phần xác thực cần thiết cho từng quy trình.

Cách tiếp cận này giúp cơ quan hành chính không phải xem kiosk như một thiết bị có chức năng cố định. Hệ thống có thể được mở rộng theo từng giai đoạn, từ lấy số và điều phối hàng chờ đến tra cứu, đăng ký và các nghiệp vụ số hóa khác.

Qua đó, khoản đầu tư ban đầu có khả năng tiếp tục phục vụ những nhu cầu mới khi quy trình hành chính thay đổi.

Hệ thống kiosk lấy số thứ tự hỗ trợ chuyển đổi số theo Đề án 06

Trong định hướng chuyển đổi số quốc gia và triển khai Đề án 06, việc hình thành các điểm tương tác thuận tiện giữa người dân và hệ thống số là một phần quan trọng của quá trình hiện đại hóa dịch vụ công.

Tại phường Đông Hà, hệ thống kiosk lấy số thứ tự trước hết giải quyết bài toán cụ thể tại khu vực tiếp nhận: giúp người dân lựa chọn lĩnh vực, lấy số và được điều phối đến đúng quầy.

Về lâu dài, kiến trúc kiosk có khả năng mở rộng tạo điều kiện để nghiên cứu kết nối thêm những chức năng liên quan đến định danh, xác thực hoặc khai thác thông tin khi hạ tầng và phạm vi dự án cho phép.

Như vậy, kiosk hành chính công không chỉ hỗ trợ một thao tác tại quầy mà có thể trở thành một thành phần trong quá trình số hóa hành trình phục vụ người dân.

Giải pháp quản lý xếp hàng mang lại giá trị gì cho Trung tâm?

Khi hệ thống kiosk lấy số thứ tự kết hợp cùng giải pháp quản lý xếp hàng, lợi ích dễ nhận thấy nhất là quy trình phục vụ trở nên có thứ tự và trực quan hơn.

Đối với người dân, các bước được xác định rõ từ thời điểm lấy số đến khi được gọi vào quầy. Người dùng có thể chủ động theo dõi lượt thay vì phải liên tục tìm kiếm thông tin hoặc hỏi cán bộ.

Đối với cán bộ, hệ thống hỗ trợ quản lý lượt theo nhóm nghiệp vụ, hạn chế một phần công việc hướng dẫn và điều phối thủ công. Khi hệ thống được khai thác phù hợp, dữ liệu vận hành còn có thể hỗ trợ đơn vị theo dõi lưu lượng giao dịch và đánh giá quá trình phục vụ.

Đây cũng là giá trị của việc triển khai giải pháp xếp hàng tự động theo hệ thống thay vì chỉ trang bị một thiết bị cấp số độc lập.

GoodM! triển khai giải pháp bám sát không gian vận hành thực tế

Qua hình ảnh tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Đông Hà, hệ thống kiosk lấy số thứ tự đã được đưa trực tiếp vào khu vực phục vụ người dân. Kiosk được bố trí gần không gian chờ, trong khi phía trong là các quầy chuyên môn cùng hệ thống hiển thị số phục vụ.

Việc triển khai thực tế đòi hỏi nhiều hơn việc đưa thiết bị đến lắp đặt. Vị trí kiosk, danh mục lựa chọn trên giao diện, cấu hình quầy, kết nối với QMS và cách hiển thị thông tin đều cần phù hợp với cách Trung tâm đang vận hành.

Vì vậy, GoodM! tiếp cận kiosk dịch vụ công theo hướng giải pháp: khảo sát nhu cầu, cấu hình hệ thống và kết nối các thành phần để kiosk thực sự tham gia vào quy trình phục vụ.

Hệ thống kiosk lấy số thứ tự – thêm một điểm chạm số tại phường Đông Hà

Việc GoodM! triển khai hệ thống kiosk lấy số thứ tự tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Đông Hà góp phần đưa công nghệ vào ngay những thao tác gần gũi nhất với người dân: chọn dịch vụ, lấy số, chờ đến lượt và đến đúng quầy.

Kết hợp giữa kiosk, hệ thống xếp hàng tự động QMS, thiết bị gọi số và hiển thị tạo nên một quy trình điều phối thống nhất. Điểm mạnh của giải pháp là khả năng cấu hình theo nghiệp vụ, triển khai đồng bộ và mở rộng thêm chức năng khi nhu cầu thay đổi.

Bên cạnh đó, hiệu quả của hệ thống vẫn phụ thuộc vào hạ tầng kết nối, cách tổ chức quầy, cấu hình nghiệp vụ và quá trình hướng dẫn người sử dụng. Đây cũng là lý do GoodM! chú trọng bài toán thực tế tại từng đơn vị thay vì áp dụng một cấu hình giống nhau cho mọi dự án.

Trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia và vận hành mô hình chính quyền địa phương hai cấp, những kiosk chuyển đổi số và giải pháp điều phối như QMS có thể góp phần xây dựng môi trường phục vụ khoa học, thuận tiện và dễ mở rộng hơn.

GoodM! không chỉ cung cấp một chiếc kiosk, mà hướng tới xây dựng hệ thống phù hợp với toàn bộ hành trình phục vụ. Nếu Trung tâm Phục vụ Hành chính công, Bộ phận Một cửa hoặc cơ quan nhà nước đang cần triển khai kiosk lấy số và hệ thống quản lý hàng đợi đồng bộ, hãy liên hệ GoodM! để được khảo sát và xây dựng giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.